Контроль сроков годности и FEFO для дистрибьютора

Коротко: Контроль сроков годности у поставщика пищевых ингредиентов начинается с учёта каждой партии вместе с датой годности, происхождением и покупателем. Когда правило FEFO (первым уходит товар, у которого срок истекает раньше) выполняет система, а не кладовщик, списания снижаются, а при отзыве партии список клиентов находится за минуты. В Odoo ERP это работает штатно: партионный учёт, даты годности и стратегия отбора FEFO.

Мука, сахар, какао-порошок, сухое молоко, специи, ароматизаторы, крахмал, сухие дрожжи. Для дистрибьютора, который поставляет всё это пекарням, кондитерским цехам, молочным и мясоперерабатывающим заводам, самая дорогая ошибка выглядит банально: новая партия стоит у прохода, старая осталась в глубине стеллажа, и через месяц её списывают с истёкшим сроком. Вторая угроза серьёзнее. Производитель звонит и говорит: «в партии 14 проблема». Чтобы понять, каким клиентам, когда и в каком объёме ушла эта партия, кладовщик, бухгалтер и менеджер несколько дней поднимают накладные. В статье разберём, как устроен контроль сроков годности, чем FEFO отличается от FIFO и что меняется в цифрах после автоматизации.

Что такое контроль сроков годности и почему для дистрибьютора это ключевая проблема?

Контроль сроков годности это система, в которой дата производства и дата годности каждой партии фиксируются при приёмке, а решения по складу, продажам и закупкам принимаются с опорой на эти даты.

Особенность торговли ингредиентами в том, что покупатель здесь не конечный потребитель, а производитель. Он закладывает ингредиент в свой продукт и планирует свой срок годности исходя из него. Поэтому B2B-клиенты часто ставят условия: «остаточный срок не менее 70%» или «к каждой партии сертификат качества». Проверять такие условия вручную в Excel при каждой отгрузке практически невозможно.

Масштаб проблемы виден и на глобальном уровне. По оценке FAO, в 2023 году на пути от сбора урожая до розницы в мире терялось 13,3% продовольствия (FAO, SDG 12.3.1). Часть этих потерь оседает на балансе каждого звена цепочки, включая склады и дистрибьюторов.

Что такое FEFO и чем он отличается от FIFO?

FEFO (First Expired, First Out) это правило отбора, при котором со склада первой уходит партия с самым ранним сроком годности.

FIFO отгружает то, что пришло первым. Обычно результат совпадает, но с ингредиентами часто бывает иначе: какао-порошок, пришедший вчера, может истекать раньше партии месячной давности, потому что на заводе его произвели раньше. Кладовщик, работающий по FIFO, отгружает старый приход, а срок нового тихо подходит к концу.

Что нужно для FEFO на практике:

Каждый приход принимается с номером партии (лота).
В партию вносится дата годности и, по возможности, дата производства.
При отборе система указывает кладовщику конкретную партию и ячейку.
Закупки и продажи заранее получают предупреждение о партиях с подходящим сроком.

Общие принципы складского учёта мы подробно описали в статье как вести складской учёт.

Как работает прослеживаемость партий и отзыв продукции?

Прослеживаемость (traceability) это возможность мгновенно показать, от какого поставщика пришла любая партия и каким клиентам она ушла.

Отзыв продукции (recall) одно из самых дорогих событий в пищевой отрасли. По отраслевому исследованию FMI и GMA, средние прямые затраты пищевой компании на один отзыв составляют 10 млн долларов, без учёта ущерба бренду и потерянных продаж (Food Dive, 2016). У дистрибьютора ингредиентов в Узбекистане суммы другие, но принцип тот же: чем быстрее найдена проблемная партия, тем меньше товара возвращается и тем меньше клиентов пострадает.

Разница в скорости бывает огромной. Руководитель по безопасности пищевых продуктов Walmart Фрэнк Яннас в выступлении перед Конгрессом США рассказал, что отследить нарезанное манго от магазина до фермы традиционным способом заняло 7 дней, а с цифровой платформой прослеживаемости 2,2 секунды (Yiannas, 2018). Требования ужесточаются: новое правило FDA о прослеживаемости обязывает предоставлять записи в течение 24 часов после запроса (FDA, FSMA 204). Если ваши клиенты экспортируют, это требование косвенно касается и вас.

Сколько прибыли «съедают» списания?

По данным UNEP, в 2022 году в мире было выброшено 1,05 млрд тонн продовольствия, почти пятая часть того, что доходит до потребителя; 12% приходится на розничное звено. Глобальный экономический ущерб от потерь и порчи продовольствия оценивается примерно в 1 трлн долларов (UNEP, 2024).

Например, возьмём дистрибьютора со средним складским запасом 3 млрд сумов. Если ежемесячно списывается всего 1% запаса, это 30 млн сумов в месяц и 360 млн сумов в год прямых потерь. Расчёт условный, реальный процент у каждой компании свой. Но многие руководители этой цифры не знают, потому что списания теряются в общих расходах, а не выводятся отдельным отчётом.

Вложения в сокращение потерь окупаются. Исследование WRI и Champions 12.3 охватило 1 200 объектов 700 компаний в 17 странах: на каждый доллар, вложенный в сокращение пищевых потерь, компании сэкономили 14 долларов операционных расходов (WRI, 2017).

Что меняется после автоматизации: в цифрах

Скорость прослеживания: 7 дней бумажным способом против 2,2 секунды в цифровой системе (Yiannas, 2018).
Окупаемость борьбы с потерями: в среднем 14 долларов экономии на 1 вложенный доллар (WRI, 2017).
Уровень запасов: компании, рано внедрившие цифровое управление цепочкой поставок с AI, снизили запасы на 35%, логистические затраты на 15% и повысили уровень сервиса на 65% (McKinsey, 2021).
Риск отзыва: средние прямые затраты на отзыв 10 млн долларов; быстрая прослеживаемость сужает объём возвращаемого товара (Food Dive, 2016).
Скорость отчётности: требование предоставить данные о прослеживаемости за 24 часа выполнимо только при цифровом партионном учёте (FDA, FSMA 204).

Как настроить сроки годности и FEFO в Odoo?

В модуле Odoo Inventory это включается без программирования:

Включаются настройки «Lots & Serial Numbers» и «Expiration Dates».
В карточке товара задаётся срок годности в днях: система сама рассчитывает от даты приёмки дату годности, «best before», дату снятия с продажи и дату предупреждения.
Для категории товаров или склада выбирается стратегия отбора FEFO: в листе отбора автоматически стоит партия с самым ранним сроком.
Отчёт Traceability показывает движение партии вверх (поставщик) и вниз (клиенты) в один клик.
К карточке партии прикладывается файл сертификата качества, а в накладной клиенту печатается номер партии.

Для части пищевых категорий к этой же системе подключается цифровая маркировка Asl Belgisi и электронные счета-фактуры через Didox. Подробнее о складском модуле читайте в статье Odoo Inventory, а об оптовых процессах в целом в материале Odoo ERP для оптовой торговли.

Как Deep Vision подходит к этой задаче?

Deep Vision официальный Odoo Gold Partner из Ташкента. По данным партнёрской страницы Odoo, в команде 7 сертифицированных специалистов Odoo, большая часть из 24 клиентских референсов это оптовая и розничная торговля и производство, удержание клиентов 89%. Узбекский перевод Odoo тоже сделала наша команда, поэтому кладовщик и менеджер могут работать в системе на родном языке.

В проектах команды основателя Deep Vision Амона Олимова с дистрибьюторами ингредиентов чаще всего встречается одна ситуация: данные о сроках есть, но живут в тетради кладовщика или в отдельном Excel-файле. Поэтому мы работаем в таком порядке:

Инвентаризация остатков с партиями и датами годности.
Перенастройка приёмки, отбора и отгрузки под FEFO.
Еженедельный отчёт по товару с подходящим сроком, связанный с планом закупок.
Подключение наших готовых модулей для Didox и Asl Belgisi.

Стандартные модули Продажи и Склад часто запускаются за 6–8 недель, полный проект занимает 2–6 месяцев. Чтобы обсудить ваш проект, заполните короткий бриф или познакомьтесь с услугой внедрения Odoo.

Частые вопросы

Можно ли вести FEFO в Excel?

В малом объёме можно, но при каждом отборе кладовщик должен вручную сверять таблицу. Когда SKU и партий сотни, ошибки неизбежны. ERP сама показывает нужную партию в листе отбора.

Чем срок годности отличается от «best before»?

Срок годности (expiration date) последняя дата, когда продукт безопасно использовать. «Best before» период наилучшего качества. Odoo хранит обе даты, а также дату снятия с продажи и дату предупреждения отдельно.

Учтёт ли система требование клиента к остаточному сроку?

Да, но это чуть больше, чем стандартная настройка. Остаточный срок партий в системе виден, а правило минимального остаточного срока по клиенту добавляется небольшой доработкой, чтобы неподходящая партия не ушла клиенту.

За сколько при отзыве мы получим список клиентов?

Если партионный учёт ведётся правильно, отчёт Traceability за несколько секунд покажет, каким клиентам и когда ушла партия.

Сколько длится внедрение?

Стандартная настройка продаж и склада обычно 6–8 недель, полный проект с бухгалтерией и производством 2–6 месяцев.

Источники

Хотите перевести учёт партий и сроков в систему? Оставьте бриф или позвоните: +998 77 093 00 07.

Назад в блог