Biznes jarayonlarini tavsiflash: xarita va reglament

Qisqa javob: Biznes jarayonlarini tavsiflash — har bir jarayon kim tomonidan, qaysi ketma-ketlikda, qaysi hujjat va qoidalar asosida bajarilishini yozib, xarita va reglament shaklida qayd etishdir. Bu avtomatlashtirishdan oldingi majburiy qadam: tavsiflanmagan tartibsizlikni avtomatlashtirsangiz, tezroq ishlaydigan tartibsizlikka ega bo'lasiz. Panorama Consulting so'rovida tashkilotlarning 63% ERP joriy etilgach yangi jarayonlarga moslashishda qiynalgan.

Ko'p kompaniyalarda jarayonlar faqat odamlarning boshida yashaydi. Buyurtma qanday rasmiylashtiriladi, chegirmani kim tasdiqlaydi, tovar omborga qachon kirim qilinadi — buni faqat tajribali xodim biladi. U ta'tilga chiqsa yoki ishdan ketsa, ish to'xtaydi. Bunday holatda ERP joriy etish qiyin: dasturni sozlovchi mutaxassis "sizda bu jarayon qanday?" deb so'raganda, har bir bo'lim boshqacha javob beradi. Ushbu maqolada biznes jarayonlarini tavsiflash nima ekanini, as-is va to-be xaritalarini, BPMN, RACI va reglamentlar asoslarini hamda xaritani ERP ish oqimiga qanday aylantirishni ko'rib chiqamiz.

Biznes jarayonlarini tavsiflash nima?

Biznes jarayonlarini tavsiflash — jarayonning boshlanishi, tugashi, qadamlari, ijrochilari, hujjatlari va qaror nuqtalarini tushunarli shaklda — diagramma, reglament yoki oddiy ro'yxat ko'rinishida — qayd etish.

Tavsif uchta savolga javob beradi:

Nima qilinadi? Qadamlar ketma-ketligi: buyurtma qabul qilish, to'lovni tekshirish, yig'ish, jo'natish.
Kim qiladi? Har bir qadam uchun aniq lavozim yoki bo'lim.
Qanday qoida bilan? Chegirma chegarasi, kredit limiti, tasdiqlash shartlari, muddatlar.

Avtomatlashtirishni qayerdan boshlash haqida umumiy tavsiyalarni biznes jarayonlarini avtomatlashtirish: qayerdan boshlash maqolasida bergan edik. Bu maqola esa undan oldingi qadamga bag'ishlangan.

Nega tartibsizlikni avtomatlashtirib bo'lmaydi?

Dastur qoidalarni bajaradi. Agar qoida bo'lmasa, dastur yo xodimlarni to'xtatib qo'yadi, yo ular uni chetlab o'tadi. Xalqaro tajriba buni raqamlarda ko'rsatadi:

Panorama Consulting'ning ERP va jarayonlar bo'yicha hisobotiga ko'ra, respondentlarning 100% ishga tushirish paytida sezilarli operatsion uzilishga duch kelgan; maqola ularning ko'pchiligini yomon belgilangan jarayonlar bilan bog'laydi (Panorama Consulting, 2014).
O'sha hisobotda uzilishlarning 60% kamida bir oy davom etgan, tashkilotlarning 63% yangi jarayonlarga moslashishda qiynalgan, va faqat 47% yangi ERP imkoniyatlaridan foydalanish uchun jarayonlarini o'zgartirgan (Panorama Consulting, 2014).

Boshqacha aytganda, jarayon xaritasisiz ERP joriy etish — bu qurilish chizmasiz uy qurishga o'xshaydi. Eng ko'p uchraydigan xatolarni ERP joriy etishda 7 xato maqolasida sanab o'tganmiz.

As-is va to-be xaritalari qanday tuziladi?

As-is xaritasi jarayon hozir aslida qanday ishlashini, to-be xaritasi esa avtomatlashtirishdan keyin qanday ishlashi kerakligini ko'rsatadi.

As-is xaritasini tuzish tartibi:

Bitta jarayonni tanlang va uning boshlanish hamda tugash nuqtasini belgilang (masalan, "mijoz qo'ng'irog'idan to'lov kelishigacha").
Jarayonda qatnashadigan xodimlar bilan alohida-alohida gaplashing: ular haqiqatda nima qilishini so'rang, "qanday bo'lishi kerak"ligini emas.
Har bir qadamni, hujjatni (Excel fayl, qog'oz, Telegram xabar) va kutish vaqtini yozib boring.
Muammoli joylarni belgilang: ikki marta kiritish, qo'lda hisoblash, kimdir ruxsatini kutish, yo'qolgan ma'lumot.

To-be xaritasida esa ortiqcha qadamlar olib tashlanadi, qaror qoidalari aniq yoziladi va har bir qadam tizimdagi hujjatga bog'lanadi. Muhim qoida: to-be xaritasini standart ERP imkoniyatlarini bilgan holda chizing, aks holda keraksiz moslashtirishlarga ko'p pul sarflanadi.

BPMN va RACI: qanday asboblar kerak?

Kichik kompaniya uchun oddiy ro'yxat yoki doska ustidagi chizma ham yetarli. Jarayonlar ko'p va murakkab bo'lsa, standart notatsiyalardan foydalanish qulay.

BPMN (Business Process Model and Notation). Jarayon diagrammalari uchun xalqaro standart. BPMN 2.0 versiyasini OMG tashkiloti 2010-yil dekabrida rasman qabul qilgan (OMG), BPMN 2.0.1 esa ISO/IEC 19510:2013 standarti sifatida qabul qilingan (ISO). Asosiy elementlari: hodisa (boshlanish/tugash), vazifa, qaror nuqtasi (gateway) va "yo'laklar" (har bir ijrochi uchun alohida qator).
RACI matritsasi. Har bir vazifa uchun kim bajaradi (Responsible), kim javob beradi (Accountable), kim bilan maslahatlashiladi (Consulted) va kim xabardor qilinadi (Informed). RACI "buni kim qilishi kerak edi?" degan bahslarni yo'qotadi.

Sifat va jarayonlarni yaxshilash metodologiyalari haqida 6 Sigma nima va uni qanday joriy qilish kerak maqolasida batafsil yozganmiz.

Reglament nima va u qanday yoziladi?

Reglament — jarayonni bajarish tartibini, muddatlarini, mas'ullarini va nazorat nuqtalarini belgilaydigan ichki hujjat.

Yaxshi reglament qisqa va amaliy bo'ladi. Uning tarkibi:

Jarayon nomi, maqsadi, boshlanish va tugash nuqtasi.
Ishtirokchilar va ularning roli (RACI asosida).
Qadamlar ketma-ketligi va har bir qadam muddati.
Qoidalar: chegirma chegaralari, tasdiqlash shartlari, kredit limitlari.
Nazorat ko'rsatkichlari: masalan, buyurtmani jo'natish muddati yoki ombor farqi.
Istisno holatlarda nima qilish kerakligi.

Reglament qog'ozda qolsa, u bir necha oydan keyin unutiladi. Shuning uchun keyingi qadam — uni tizimga "tikib" qo'yish. Shunda xodim qoidani eslab qolishi shart emas: tizim noto'g'ri qadamga yo'l qo'ymaydi.

Jarayon xaritasini ERP ish oqimiga qanday aylantirish mumkin?

Odoo kabi ERP tizimida to-be xaritasining har bir elementi aniq sozlamaga aylanadi:

Qadamlar hujjat bosqichlariga aylanadi: taklif → buyurtma → yig'ish → jo'natish → hisob-faktura.
Qaror nuqtalari tasdiqlash qoidalariga aylanadi: masalan, belgilangan foizdan katta chegirma rahbar tasdig'isiz o'tmaydi.
RACI foydalanuvchi huquqlariga aylanadi: omborchi narxni o'zgartira olmaydi, menejer omborni tahrirlay olmaydi.
Muddatlar eslatmalar va avtomatik vazifalarga aylanadi.
Nazorat ko'rsatkichlari hisobot va dashbordlarga aylanadi.

Shunday qilib, reglament endi faqat hujjat emas: tizim uni har bir operatsiyada avtomatik bajartiradi. Odoo joriy etishning bosqichlari haqida Odoo ERP joriy qilish qo'llanmasida yozganmiz.

Avtomatlashtirishdan keyin nima o'zgaradi: raqamlarda

Jarayon va texnologiya birga o'zgarganda: standart ish tartiblarini yangi texnologiyani hisobga olib qayta yozgan kompaniyalarda raqamli transformatsiya muvaffaqiyati ehtimoli 2 baravardan ko'proq yuqori (McKinsey, 2018).
Rollar aniq bo'lganda: rollarni maqsadlarga moslab qayta belgilash muvaffaqiyat ehtimolini 1,5 baravar oshiradi (McKinsey, 2018).
Jarayonlar qayta ko'rib chiqilganda: Panorama hisobotida ERP loyihasi davomida tashkilotlarning 87% asosiy yoki barcha biznes jarayonlarini takomillashtirgan (Panorama Consulting, 2014).
Odamlar tayyorlanganda: a'lo darajadagi o'zgarishlarni boshqarishda loyihalarning 88% maqsadga yetgan, zaif boshqaruvda atigi 13% (Prosci).
Standart jarayon tizimga kiritilganda: Timsoll kompaniyasida yangi mahsulotni tizimga kiritish muddati 6–8 oydan 2–3 kunga qisqargan (Timsoll keysi).

Deep Vision jarayonlarni qanday tavsiflaydi?

Deep Vision asoschisi Amon Olimov jamoasi har bir Odoo loyihasini jarayonlar diagnostikasidan boshlaydi. Loyihalarimizda ko'p uchraydigan holat: rahbar bitta jarayonni tasvirlaydi, xodimlar esa amalda boshqacha ishlaydi. Shuning uchun biz as-is xaritasini xodimlar bilan birga, ularning haqiqiy ish joyida tuzamiz.

Biz rasmiy Odoo Gold Partner'miz; Odoo hamkorlar sahifasiga ko'ra, jamoada 7 nafar sertifikatlangan mutaxassis, 24 ta mijoz tavsiyasi va 89% mijozlarni saqlab qolish ko'rsatkichi bor (Odoo).
To-be xaritasini Odoo'ning standart imkoniyatlari asosida chizamiz, shuning uchun keraksiz dasturlash kamayadi.
Odatiy loyiha 2–6 oy davom etadi; standart Savdo va Ombor ko'pincha 6–8 haftada ishga tushadi.
Mahalliy jarayonlar uchun tayyor modullarimiz bor: Didox elektron hisob-fakturasi va Asl Belgisi markirovkasi.
Tizim o'zbek tilida ishlaydi (Odoo tarjimasini jamoamiz qilgan), shuning uchun reglament va interfeys bir tilda bo'ladi.

Jarayonlaringizni tavsiflash va avtomatlashtirishni boshlash uchun brifni to'ldiring yoki Odoo joriy etish xizmati bilan tanishing.

Ko'p beriladigan savollar

Jarayonlarni tavsiflashni qaysi jarayondan boshlash kerak?

Eng ko'p pul aylanadigan yoki eng ko'p xato bo'ladigan jarayondan: odatda bu buyurtmadan to'lovgacha bo'lgan zanjir.

BPMN'ni o'rganish shartmi?

Yo'q. Kichik kompaniya uchun oddiy ketma-ketlik ro'yxati va RACI yetarli. BPMN jarayonlar ko'p va murakkab bo'lganda foydali.

Bitta jarayonni tavsiflash qancha vaqt oladi?

Odatda bir necha uchrashuv: xodimlar bilan suhbat, xarita chizish va uni tasdiqlash. Murakkab jarayonlar ko'proq vaqt talab qiladi.

Reglamentni kim yozishi kerak?

Jarayon egasi (Accountable) javob beradi, lekin uni ijrochilar bilan birga yozish kerak, aks holda u amalda ishlamaydi.

Avval jarayonni tuzatish kerakmi yoki avval dastur o'rnatishmi?

Avval jarayonni tavsiflang va to-be variantini kelishib oling. Shundan keyin tizim sozlansa, u tartibni mustahkamlaydi.

Manbalar

Jarayonlaringizni tartibga solish uchun brifni to'ldiring yoki qo'ng'iroq qiling: +998 77 093 00 07.

Blogga qaytish